Privacyverklaring Jeugdtandverzorging Zoetermeer

Laatste update Privacy verklaring: 5 juli 2018

Welke gegevens heeft Jeugdtandverzorging Zoetermeer van u?
Uw Privacy wordt door ons gerespecteerd. Stichting Regionale Instelling Jeugdtandverzorging Zoetermeer (nader te noemen Jeugdtandverzorging Zoetermeer) streeft ernaar om de privacy van al onze patiënten, kinderen in de leeftijd van 2 tot 18 jaar en hun ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers (nader te noemen u) zo goed mogelijk te waarborgen en zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die u bij ons aanlevert. Om tandheelkundige zorg zo optimaal mogelijk aan u te verlenen, verwerkt Jeugdtandverzorging Zoetermeer uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u zeggen: ze zijn te herleiden tot uw persoon. Hieronder worden de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken verder beschreven.

Patiëntgegevens
Bij uw eerste consult of behandeling vragen wij u om contactgegevens zoals NAW gegevens, geslacht, telefoonnummer, geboortedatum, de gegevens van de zorgverzekering, huisarts,  apotheek, school  en eventueel een verwijsbrief.

Ook vragen wij om uw e-mailadres , deze gebruiken wij om u te informeren over gemaakte afspraken, herinneringsmail(s) kort voor de afspraak. Afhankelijk van de frequentie van het periodiek mondonderzoek (tandartscontrole) van u, sturen wij u een email om u eraan te herinneren dat het weer tijd is voor een tandartsbezoek. Daarnaast gebruiken we het e-mailadres van u voor het toesturen van onze nieuwsbrief om u  op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen in de praktijk. U kunt ons uiteraard altijd een verzoek doen om uw e-mailadres te verwijderen uit uw persoonsgegevens. Uiteraard vervalt dan al het e-mailcontact en de daarbij behorende servicemail. Het verzoek van u kunt u mailen naar: info@jtv-zoetermeer.nl.

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn vraagt de Jeugdtandverzorging Zoetermeer u om een aantal vragenlijsten in te vullen. Deze vragen hebben betrekking op u en gaan over uw gezondheid en/of ziektebeeld, eventueel medicijnen gebruik en andere gezondheidsklachten en/of aandoeningen.

Daarnaast vragen wij om uw legitimatie  om te controleren dat het de juiste persoon betreft.  Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om uw (BSN) Burgerservicenummer te controleren en te registreren en te gebruiken voor een juiste en veilige zorgverlening.

Veel van deze gegevens zijn zogenaamde 'bijzondere' of 'gevoelige' persoonsgegevens. Dat zijn bijvoorbeeld medische gegevens en uw BSN. Voor deze gegevens geldt dat de Jeugdtandverzorging Zoetermeer aan extra wettelijke eisen voldoet bij het verwerken van die gegevens.

Financiële gegevens
Als u zorg van ons krijgt, zijn wij verplicht deze zorg volgens bepaalde regels te registreren. Daarnaast hebben wij overeenkomsten met veel zorgverzekeringen. Waar mogelijk declareren wij daar rechtstreeks. De zorgverlener verwerkt en koppelt diagnose gegevens aan declaratiecodes. Vervolgens worden deze gegevens gecontroleerd door onze medische administratie. Zij controleren de volgende gegevens van u:

Naam, adres, polis gegevens, een eventuele verwijzing en andere registraties die van belang zijn om een juiste declaratie van geleverde zorg in te dienen bij de zorgverzekeraar van u of toe te sturen.  Voor de betaling van facturen die niet worden vergoed door de zorgverzekeraar van u maken wij gebruik van de diensten van een factoringmaatschappij (Infomedics), die van ons het debiteurenrisico overneemt.

Overige gegevens   
Als u ons belt, bewaren we in ons elektronisch patiëntendossier de datum en het tijdstip van het gesprek. Onze medewerkers maken indien van toepassing hiervan een aantekening over de inhoud van het gesprek.

De Jeugdtandverzorging Zoetermeer gebruikt uitsluitend camera´s in de wachtkamer om ons en onze patiënten zo goed mogelijk te beschermen tegen diefstal, misbruik, vernieling of ander crimineel gedrag. Bij binnenkomst van de praktijk staat naast de toegangsdeur door middel van een sticker aangegeven dat het pand is voorzien van videobewaking. Camerabeelden worden niet bewaard.

Cookies
De Jeugdtandverzorging Zoetermeer maakt geen gebruik van cookies.

Waarvoor gebruikt Jeugdtandverzorging Zoetermeer uw gegevens?
De Jeugdtandverzorging Zoetermeer verzamelt en bewaart uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze gegevens stellen de Jeugdtandverzorging Zoetermeer in staat om optimale zorg van hoge kwaliteit aan u   te leveren. Hieronder leggen we uit welke persoonsgegevens de Jeugdtandverzorging Zoetermeer verwerkt en waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Verlening van zorg
Allereerst verwerkt de Jeugdtandverzorging Zoetermeer persoonsgegevens van u voor de (uitvoering van de) geneeskundige behandelovereenkomst, oftewel de zorgverlening aan u.  De Jeugdtandverzorging Zoetermeer registreert de gegevens die u aan ons geeft vanaf het eerste contact. Om goede zorg te kunnen verlenen moeten we veel weten over de gezondheid, medicijngebruik en medische geschiedenis van u en soms ook dingen over hoe u leeft. (bijvoorbeeld over het gebruik van alcohol of roken). Alleen de mensen die betrokken zijn bij de zorgverlening aan u hebben toegang tot uw gegevens en alleen voor zover zij dit nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Als u bijzondere wensen heeft ten aanzien van uw privacy, laat ons dit dan weten, wij waarderen uw mening en feedback.

Het declareren van zorg
Naast persoonlijke gegevens van u zoals (naam, adres, BSN en polisgegevens) en gegevens over de aan u geleverde zorg worden ook de volgende gegevens gebruikt van u voor het declareren van zorg bij de zorgverzekeraar:

  • de naam en AGB-code van de behandelaar*
  • de naam en AGB-code van de verwijzer*
  • met zorgverzekeraar overeengekomen tarieven voor de zorg die aan u geleverd is.

* AGB staat voor Algemeen Gegevens Beheer. Dit is een landelijke registratie code waarmee een zorgaanbieder door de zorgverzekeraar eenvoudig kan worden herkend.

De zorgverzekeraars kunnen door ons ingediende declaraties controleren. Zij controleren dan of bij een bepaalde diagnose de juiste zorg is geleverd en of voor de diagnose voor u echt die zorg nodig was of dat u (eerst) behandeld kon worden met goedkopere zorg. Hierbij werken de zorgverzekeraars volgens het “Protocol materiële controle” dat te vinden is op www.zn.nl. Door dit protocol, blijft uw privacy gewaarborgd.

Op de medische administratie controleert de Jeugdtandverzorging Zoetermeer de registraties en declaraties van onze hulpverleners op eenzelfde manier. Dit doen we om ervoor te zorgen dat de factuur die bij uw zorgverzekeraar gedeclareerd wordt altijd juist is.

Kwaliteit van onze zorgverlening
Om de hoge kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde  processen en (controle)systemen ingericht en nemen wij deel aan de (landelijke) prikpunt registratie van de KNMT. Hieronder leggen we u uit hoe we dit doen, waarom we dit doen en op welke manier we ervoor zorgen dat uw privacy gewaarborgd is.

Versturen mail
Indien van toepassing versturen wij een email aan u als patiënt. Op het moment dat deze email vertrouwelijke en/of medische informatie bevat zoals omschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) versturen wij deze e-mail vanuit een beveiligde e-mail omgeving. www.zorgmail.nl.

Terugkoppeling aan verwijzer
Wij versturen een terugkoppeling naar uw medisch specialist van uw consult(en) en behandeling(en) bij ons, als dit nodig is met het oog op uw tandheelkundige behandeling.
Voor het versturen van deze email maken wij gebruik van een beveiligde mail omgeving. www.zorgmail.nl

Klachten
Als u een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een interne klachten coördinator. Indien het noodzakelijk is voor de behandeling van uw klacht, worden uw klacht en medisch dossier doorgestuurd naar onze aansprakelijkheidsverzekeraar. Voor het versturen van deze email maken wij gebruik van een beveiligde mail omgeving. www.zorgmail.nl.

Het nakomen van wettelijke verplichtingen
De Jeugdtandverzorging Zoetermeer is soms verplicht om de persoonsgegevens die zij verzamelt en bewaart voor de uitvoering van haar dienstverlening aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, politie en justitie of de FIOD-ECD.  De Jeugdtandverzorging Zoetermeer geeft alleen medewerking aan een autoriteit na een controle of de vordering wel aan in de wet gestelde eisen voldoet.

De Jeugdtandverzorging Zoetermeer zal gegevens nooit doorgeven zonder dat zij daartoe verplicht is op grond van een rechtsgeldig bevel daartoe. Hieronder geven wij kort aan waar u aan kunt denken bij het verstrekken van gegevens vanwege wettelijke verplichtingen.

Zorgverzekeraars kunnen conform het “Protocol materiële controle” (te vinden op www.zn.nl) bij de Jeugdtandverzorging Zoetermeer inzage vorderen in medische dossiers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet.

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) kan in het kader van haar toezichthoudende taak inzage vorderen in patiëntendossiers, ook zonder toestemming van de patiënt. De IGJ heeft voor deze gegevens een afgeleid beroepsgeheim en mag deze gegevens in principe niet aan het Openbaar Ministerie (OM) verstrekken.

De politie, de rechter(-commissaris) en officier van justitie kunnen inzage vorderen in medische gegevens, maar het blijft de arts zelf die beslist of hij zich op het beroepsgeheim beroept of niet. Hij maakt daartoe een belangenafweging tussen het beroepsgeheim en belangen die in het gedrang komen bij het bewaren van het geheim. Alleen in gevallen waarin de arts zich duidelijk ten onrechte op het verschoningsrecht beroept, zal een rechter de beslissing van de arts overrulen.

Het OM vordert patiëntgegevens middels een bevel verleend door de Rechter-Commissaris. In uitzonderingsgevallen kan het OM gegevens bij de IGJ vorderen, namelijk indien het strafrechtelijk onderzoek niet op andere wijze kan worden uitgevoerd of als er zeer uitzonderlijke omstandigheden in het kader van de waarheidsvinding aan de orde zijn.  

In sommige gevallen is de Jeugdtandverzorging Zoetermeer wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de FIOD-ECD te verstrekken.

Voorkomen en bestrijden van (identiteits)fraude
Voordat u uw eerste afspraak heeft bij de Jeugdtandverzorging Zoetermeer wordt u gevraagd om een identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart. De Jeugdtandverzorging Zoetermeer wil en moet vaststellen dat u daadwerkelijk bent wie u zegt.

Wel vragen we u om bij de eerste afspraak (ter plekke) een foto te mogen maken om op te slaan in het medisch dossier. Om veilige zorg te garanderen zijn we verplicht om steeds opnieuw uw identiteit te controleren, bij iedere stap die u in het zorgproces zet. Als we een foto van u hebben, kunnen we dit snel en gemakkelijk doen, zonder dat u steeds opnieuw uw identiteitsbewijs hoeft te laten zien of unieke identificerende gegevens hoeft op te geven (zoals een combinatie van naam, geboortedatum en adres). U bent echter niet verplicht om een foto te laten maken.

Wie zijn betrokken bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

Onze medewerkers
Alle medewerkers van de Jeugdtandverzorging Zoetermeer zijn gebonden aan het beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, door de  Jeugdtandverzorging Zoetermeer ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten.

Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Werken met derden
De Jeugdtandverzorging Zoetermeer kan andere partijen inschakelen ten behoeve van ondersteuning van de zorgverlening of de systemen die we daarbij gebruiken. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen. Maar ook partijen die - een deel van de uitvoering van - de zorgverlening in opdracht van de Jeugdtandverzorging Zoetermeer voor hun rekening nemen, zoals apothekers, ziekenhuizen, academische centra, tandtechnisch en gewone laboratoria. Indien deze derden bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens, heeft de Jeugdtandverzorging Zoetermeer de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt.

De Jeugdtandverzorging Zoetermeer kan de verzamelde informatie van haar patiënten aanvullen met gegevens die zij van derden verkrijgt om zodoende een beter en vollediger beeld te krijgen van het medisch dossier. Voor het opvragen van medische gegevens bij andere zorgverleners, wordt altijd uw toestemming gevraagd. 

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
De Jeugdtandverzorging Zoetermeer bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de Jeugdtandverzorging Zoetermeer uw gegevens heeft verzameld. Hoe lang uw gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per (categorie van) gegeven(s) verschillen.

In geval van een duidelijke en vaste bewaartermijn van gegevens is de specifieke bewaartermijn genoemd in de relevante paragraaf in deze Privacy verklaring. Anders geldt dat de Jeugdtandverzorging Zoetermeer uw medisch dossier conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving bewaart. Dat is in de meeste gevallen minimaal 15 jaar vanaf het moment dat de gegevens in het dossier zijn opgenomen. 

Wat doet de Jeugdtandverzorging Zoetermeer aan de beveiliging van uw persoonsgegevens?
Privacy en de bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen de Jeugdtandverzorging Zoetermeer.  

Beveiligingsmaatregelen
De Jeugdtandverzorging Zoetermeer doet er alles aan om te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Hiertoe treft de Jeugdtandverzorging Zoetermeer allerlei technische en organisatorische maatregelen in lijn met de daarvoor geldende normen voor de zorg. Daarnaast waakt de Jeugdtandverzorging Zoetermeer voor verlies, verminking en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij maken gebruik van de expertise gegevensbescherming bij een externe partij, nl. Waveland. Alle medewerkers worden zodanig geïnformeerd dat zij op de hoogte zijn van de wet en regelgeving omtrent privacy.

Wettelijke verplichting tot melden van een datalek
Mocht er toch iets niet goed gaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, zodanig dat er sprake is van een zogenaamd ‘datalek’ dan meldt de Jeugdtandverzorging Zoetermeer dit bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. In het geval dat deze datalek waarschijnlijk ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, dan zullen we u zo snel mogelijk hierover informeren. We vertellen u dan wat het datalek inhoudt, wat de Jeugdtandverzorging Zoetermeer en ook u er aan kunt doen om de schade zo beperkt mogelijk te houden en waar u terecht kunt met vragen over het datalek.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

Inzage in uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens of van uw kind(eren). Uw familieleden hebben alleen recht op inzage in uw dossier als ze van u een schriftelijk machtiging hebben. Ouders en wettelijke vertegenwoordigers mogen het dossier van hun kinderen onder de 12 jaar inzien.

Voor hun kinderen van 12 tot 16 jaar hebben ze toestemming van hun kinderen nodig voor inzage. Wie 16 jaar of ouder is, beslist zelfstandig over (toestemming tot) inzage.  De Jeugdtandverzorging Zoetermeer mag een verzoek tot inzage in uw eigen dossier (gedeeltelijk) weigeren als inzage schadelijk is voor de privacy van een ander. Na overlijden blijft het beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat uw nabestaanden geen recht hebben om (delen van) uw dossier in te zien. Dit is alleen mogelijk als uw toestemming kan worden verondersteld of als er sprake is van zwaarwegende belangen. Wanneer u er zeker van wilt zijn dat een vertegenwoordiger na het overlijden inzage kan krijgen in uw dossier, moet u hiervoor bij leven een machtiging verstrekken.

Correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens
Wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u de Jeugdtandverzorging Zoetermeer schriftelijk verzoeken om de gegevens aan te passen. Als wij geen wijzigingen willen aanbrengen in uw dossier, geven we duidelijk aan waarom we dit niet doen.

U kunt ook een aanvulling in uw dossier op laten nemen. Een aanvulling kan bijvoorbeeld een door u geschreven verklaring zijn waarin u de zienswijze over de behandeling uiteenzet. Of een zienswijze van een andere zorgverlener (second opinion) die iets afwijkt of een aanvulling is op die van uw behandelaar. U geeft dit aan uw behandelaar die het als aanvulling op zijn bevindingen opneemt in uw dossier.

Verwijdering van uw persoonsgegevens
U kunt de Jeugdtandverzorging Zoetermeer verzoeken om (een deel van) uw gegevens uit het dossier te verwijderen. De Jeugdtandverzorging Zoetermeer zal binnen drie maanden beslissen of we aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer wij uw gegevens niet willen verwijderen, leggen we altijd goed aan u uit waarom we dat niet willen of kunnen doen. 

Hoe doet u zo’n verzoek?
Een inzage- of correctieverzoek kunt u of doen aan de balie. U dient zich daarbij te legitimeren. De Jeugdtandverzorging Zoetermeer is namelijk op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens verplicht zorg te dragen voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker om misbruik te voorkomen. De Jeugdtandverzorging Zoetermeer wil voorkomen dat anderen dan uzelf inzage of correctie vragen voor uw gegevens. Binnen maximaal 1 maand ontvangt u een reactie van Jeugdtandverzorging Zoetermeer.
Indien het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlangd. Indien dit het geval is, zal de Jeugdtandverzorging Zoetermeer dit binnen de initiële maand aan de verzoeker laten weten.

Voor de communicatie richting de verzoeker en het treffen van maatregelen naar aanleiding van een verzoek zullen in beginsel de eerste keer geen kosten in rekening worden gebracht bij de verzoeker. Bij eventuele volgende verzoek(en) zal de jeugdtandverzorging Zoetermeer kosten in rekening brengen (een redelijke vergoeding in het licht van administratieve kosten van 1 euro per kopie tot een maximum van 22.00 euro). Bijvoorbeeld wanneer verzoeker meerdere inzage verzoeken of herhaaldelijk ongegronde verzoeken indient. De Jeugdtandverzorging Zoetermeer mag in uitzonderingsgevallen ook weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.

Hoe kunt u ons bereiken?

Als u  vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u  ons een email sturen: info@jtv-zoetermeer.nl of telefonisch contact opnemen:

Tel. 079 – 34 22 877 tussen 9.00 en 12.00 uur

Stichting Regionale Instelling Jeugdtandverzorging Zoetermeer
Denemarkenlaan 2
2711 EL   Zoetermeer